Bussola

PEC

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Sommario

Inquadramento | Caratteristiche | Gestore | Soggetti obbligati | Il registro degli indirizzi | Attivazione e rinnovo | La notificazione tramite PEC | Vantaggi e svantaggi | Sanzioni | L’utilizzo della PEC nel processo di fatturazione elettronica | Riferimenti |

Inquadramento

 

La Posta Elettronica Certificata (PEC), introdotta dal D.P.R. n. 68/2005, viene definita all’art. 1 come "ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici".

È uno strumento efficaceeconomico e sicuro che conferisce alle comunicazioni via internet lo stesso livello di sicurezza e validità legale di una raccomandata, superando i limiti della classica e-mail e verificando ogni passaggio che il messaggio segue dal momento in cui viene formato e sottoscritto il documento a quando viene scambiato tra il gestore del mittente e del destinatario per la consegna.

Caratteristiche

 

Il servizio di posta elettronica certificata utilizza, esclusivamente, protocolli sicuri, evitando manomissioni da parte di terzi sul contenuto del messaggio o degli allegati. Perché possa sfruttare a pieno le sue potenzialità e caratteristiche di “raccomandata” è necessario che le caselle di posta, sia del mittente che del destinatario, siano certificate in modo da poter generare le ricevute attestanti l’invio e la consegna.

In evidenza: Validità del messaggio di posta elettronica certificata ai fini di legge

Al fine di essere opponibile a terzi il messaggio deve essere inviato ad una casella di posta elettronica anch’essa certificata, perché in caso contrario non potrà generare la ricevuta di consegna necessaria per essere valida ai fini di legge.

soggetti interessati dall’invio dell’ e-mail certificata sono:

  • il mittente che invia il messaggio elettronico;
  • il gestore della PEC, cioè colui che eroga il servizio;
  • il destinatario del messaggio.

Il percorso di certificazione della consegna del messaggio prevede diversi “steps” in cui il mittente, una volta predisposto il messaggio, lo invierà al suo gestore PEC, il quale dopo aver identificato l’utente e verificato la sicurezza del testo e degli allegati, gli invierà una ricevuta di accettazione ed allo stesso tempo inoltrerà l’e-mail al gestore del destinatario; quest’ultimo dopo aver verificato la provenienza e l’assenza di virus invierà al gestore del mittente una ricevuta di presa in carico, attestante il passaggio di responsabilità dall’utente al gestore, ed allo stesso tempo trasmetterà il messaggio al destinatario e la ricevuta di consegna direttamente al mittente, che attesterà la data, l’ora della consegna ed il contenuto consegnato (compresi gli allegati) con validità legale.

Nel caso in cui, però, il gestore non riuscisse a consegnare il messaggio al destinatario per problemi di linea o assenza di spazio sul disco, entro ventiquattro ore dovrà trasmettere al mittente un avviso di mancata consegna.

Gestore

 

I gestori della PEC sono garanti della spedizione del messaggio di posta elettronica e devono essere iscritti presso un pubblico elenco tenuto dal CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione).

A tale elenco possono accedervi sia Pubbliche Amministrazioni che soggetti privati ( che abbiano natura giuridica di società di capitali con un capitale sociale non inferiore al milione), inoltrando apposita domanda sottoscritta, con firma digitale, dal legale rappresentante  della società richiedente ed inoltrata alla casella di posta cnipadir@cert.cnipa.it.

I gestori, per essere tali, devono:

  • possedere requisiti di onorabilità;
  • possedere requisiti tecnici necessari per svolgere il servizio;
  • utilizzare strumenti idonei a garantire la sicurezza delle informazioni gestite;
  • fornire, entro 12 mesi dall’iscrizione, una certificazione di qualità del processo di erogazione della PEC, nel rispetto delle norme ISO 9000.

Se dopo 90 giorni dalla domanda di iscrizione non si riceve alcuna risposta di diniego dal CNIPA, questa è automaticamente accolta.

Possono operare come gestori di PEC in Italia anche società accreditate di altri stati membri dell’Unione Europea, purché soddisfino le formalità ed i requisiti disposti dall’art. 14, D.P.R. n. 68/2005 e dalla Circolare CNIPA n. 56 del 21 maggio 2009.

 

In un certo qual modo, tali soggetti sono garanti della correttezza ed immodificabilità del messaggio e/o allegato trasmesso da un soggetto (mittente) ad un altro soggetto “destinatario”. Sul punto la CTP di Palermo sez. 3 con sentenza del 19 Gennaio 2017 n. 798-3-2017 oltre a chiarire che la mancata sottoscrizione digitale di un atto trasmesso tramite PEC, ai sensi delle disposizioni di cui al D.P.R. 68/2005 e le specifiche tecniche di cui al D.M. 2 Novembre 2005, non lo priva delle caratteristiche di immobificabilità e di sicurezza in quanto è espressamente previsto che “il messaggio … venga trasmesso “imbustato” in un altro messaggio, chiamato “busta di trasporto” che il gestore provvede a firmare digitalmente, operazione questa strettamente funzionale a certificare l’invio e la consegna del messaggio e a garantirne l’immodificabilità da parte di terzi”, ha anche evidenziato che “il gestore di posta elettronica certificata del destinatario riceve la “busta” e controlla la validità della firma del gestore del mittente e la validità del messaggio… a seguito dell’esito positivo di tutti i controlli, procede ad inviare una ricevuta di presa in carico al gestore del mittente, a sottoscrivere digitalmente… il messaggio ricevuto e a recapitarlo nella casella … del destinatario… all’esito di tale consegna procede ad inviare… una ricevuta di avvenuta consegna alla casella del mittente…”.

L’anzidetto percorso quindi consente di assicurare una piena garanzia di sicurezza, immodificabilità e tracciabilità della comunicazione.

Soggetti obbligati

 

Il Decreto Anticrisi n. n. 185/2008, convertito in Legge n. 2/2009, ha stabilito che la posta elettronica certificata venga utilizzata per qualunque tipologia di comunicazione intercorrente tra il privato ed il pubblico.

Il privato cittadino ha la facoltà di chiedere alla Pubblica Amministrazione di ricevere le varie comunicazioni tramite PEC comunicando la propria.

Invece, per quanto riguarda le comunicazioni tra Enti Pubblici, imprese e professionisti possono essere inviate tramite PEC senza che queste ne diano autorizzazione.

Allo stato attuale, infatti, sono obbligati a comunicare il proprio indirizzo PEC e le eventuali variazioni:

    • i professionisti, che dovranno comunicarla al momento dell’iscrizione ai rispettivi ordini e collegi professionali;
    • le società ed imprese individuali, attive e non soggette a procedure concorsuali, che dovranno comunicarla al Registro delle Imprese al momento dell’iscrizione;
    • revisori legali dei conti.

 

Per questi ultimi l’art. 27, co. 2, del decreto legislativo 17 luglio 2016, n. 135 ha esteso l’obbligo di dotarsi di una casella PEC valida da comunicare al soggetto incaricato alla tenuta del Registro. La Circolare n. 21 del 29 settembre 2016 del Ragioniere Generale dello Stato ha precisato le modalità con cui procedere alla comunicazione di tali caselle e previsto, in fase di prima applicazione, il termine del 30 novembre 2016 per l’assolvimento di detto obbligo.

Tale Citata circolare della RGS ha precisato che per quanto concerne i professionisti iscritti presso altri Albi, Ordini o Collegi professionali, nel segnalare che per tali categorie era già in vigore una normativa che imponeva l’obbligo di dotarsi di strumenti di comunicazione elettronica, ciascun singolo iscritto può indicare la casella PEC già utilizzata per l’Ordine professionale o collegio di appartenenza o ricorrere, alternativamente, ad una casella PEC specifica diversa dalla precedente. Resta sempre ferma la necessità di procedere all’aggiornamento del proprio indirizzo PEC entro il termine di 30 giorni da qualsiasi variazione.

La mancata comunicazione di informazioni obbligatorie che costituiscono parte essenziale del contenuto informativo del Registro dei revisori legali, ovvero il mancato aggiornamento dei predetti dati entro il 30 novembre 2016, espone l’iscritto all’applicazione delle sanzioni amministrative di cui all’art. 24 del decreto legislativo n. 39 del 2010, nella misura da cinquanta a duemilacinquecento euro.

La PEC non è obbligatoria anche per i tirocinanti aspiranti revisori, è comunque consigliato a questi ultimi di dotarsi di un indirizzo elettronico certificato da comunicare al Registro del tirocinio.

 

 In evidenza: Esenzione imposta di bollo e altri diritti di segreteria

Sia l’iscrizione, che le successive variazioni, dell’indirizzo di posta elettronica certificata sono esenti dal pagamento dell’imposta di bollo e dagli altri diritti di segreteria (art. 16 c. 6 D.L. n. 185/2008). 

 

Per quanto riguarda le imprese individuali è necessario che l’indirizzo PEC sia ricondotto esclusivamente all’imprenditore stesso senza possibilità di domiciliazione presso terzi.

Il Registro Imprese, se riceve una domanda di iscrizione senza l’indicazione della PEC, sospenderà la domanda per 45 giorni trascorsi i quali, se non ci sarà integrazione, potrà intenderla come non presentata.

Al fine di favorire lo scambio di informazioni tra gli Enti pubblici, le imprese e i professionisti in modalità telematica, il D.M. 19 marzo 2013, pubblicato nella G.U. n. 83 del 9 Aprile 2013, ha istituito l’INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata tenuto presso il Ministero dello Sviluppo Economico), nel quale verranno raccolti tutti i recapiti telematici delle imprese e dei professionisti, consultabili da tutti. 

 

In evidenza: Notifiche PEC per i non obbligati

I contribuenti non obbligati ad avere un indirizzo di posta elettronica certificata (es. persone fisiche residenti e non) potranno comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati relativi all’indirizzo di posta elettronica certificata sulla quale voglio ricevere eventuali notifiche degli atti non più utilizzando il modello approvato dall’Ufficio con Provvedimento del 3 Marzo 2017, bensì, come dispone il Provvedimento del 28 giugno 2017 n. 120768, tramite il servizio telematico utilizzabile attraverso specifiche funzionalità rese disponibili nell’area autenticata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate. Il servizio telematico, previa autenticazione, sarà quindi utilizzabile solo dal soggetto abilitato ai servizi telematici.

Il nuovo provvedimento chiarisce che la trasmissione dei dati relativi all’indirizzo PEC, tramite i servizi telematici, sostituisce la presentazione del modello ed il punto 4 “Reperibilità del modello” del precedente Provvedimento (prot. n. 44027/2017 del 3 marzo 2017) è soppresso.

L’indirizzo PEC può essere comunicato solo dalle persone fisiche, residenti e non residenti, e dai soggetti diversi dalle persone fisiche non obbligati per legge a dotarsi di un indirizzo PEC inserito nell’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC).

Il registro degli indirizzi

 

 

L’Agenzia delle Entrate gestisce la sezione dell’anagrafe tributaria denominata “Registro Elettronico degli Indirizzi”, o REI, il quale contiene l’elenco di tutte le caselle di posta elettronica certificata, censite ai sensi del provvedimento dell’agenzia delle entrate Prot. n. 90677 del 10 maggio 2017. Con tale Provvedimento, l’Agenzia modifica tre precedenti interventi (Provvedimenti: 22 dicembre 2005, 12 novembre 2007 e 20 giugno 2012).

Il provvedimento al successivo punto 2 individua i destinatari dell’obbligo di comunicazione al REI e riguarda coloro che operano nell’ambito:

  • delle indagini finanziarie
  • del Monitoraggio fiscale 
  • dei Flussi di scambio internazionali (FATCA – CRS/DAC2 - secondo progressione stabilita dai rispettivi provvedimenti)

 Vengono pertanto istituite tre sezioni, “Rei indagini”, “Rei monitoraggio” e “Rei Facta/Crs”. Quegli operatori finanziari destinatari delle richieste che sono già presenti nel Rei saranno assegnati automaticamente alla prima sezione; la sezione “Rei monitoraggio” è destinata a coloro che non hanno comunicato la PEC nei tempi previsti dal Provvedimento 8 agosto 2014. Per gli operatori diversi da quelli finanziari, l’Agenzia acquisirà automaticamente l’indirizzo Pec dall’elenco Ini-PEC.

Chi deve comunicare per la prima volta l’indirizzo PEC e chi deve modificare l’indirizzo comunicato in precedenza, il Provvedimento contiene nuove specifiche tecniche che dovranno essere utilizzate a partire dal 1° giugno 2017. Per i soggetti di nuova costituzione o per coloro che devono iscriversi al Rei, il Provvedimento concede un termine di 30 giorni; termine che sale a 60 giorni in caso di cessazione dell’obbligo o di confluenza in altro soggetto.

Bisogna infine tenere a mente che la comunicazione al REI di una casella di posta elettronica certificata non valida o non attiva, costituisce violazione dell’obbligo di comunicazione.

Attivazione e rinnovo

 

I soggetti obbligati a comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica potranno procurarsela facendo richiesta ad uno dei gestori accreditati, presenti nell’elenco tenuto dal CNIPA, consultabile su internet all’indirizzo www.digitpa.gov.it.

privati cittadini che intendono utilizzare questo strumento per velocizzare le comunicazioni con le Pubbliche Amministrazioni, fino al 18 dicembre 2014 potevano attivare un indirizzo certificato gratuito tramite l’indirizzo www.postacertificata.gov.it.

Oggi, invece, dovranno inviare una richiesta direttamente ai gestori, ad esempio:

  • Aruba PEC s.p.a.;
  • Infocert s.p.a.;
  • Postecom S.p.a.

 

In evidenza: Possessori di una casella PEC governativa    

Il documento “Sospensione servizio” pubblicato sul sito www.postacertificata.gov.it, informa i privati cittadini in possesso di una casella di posta elettronica certificata governativa, che progressivamente sarà sospeso il servizio in modo che da far transitare le comunicazioni attraverso i canali Pec standard.

Dal richiamato avviso si evince che:

  • dal 18 dicembre 2014 non potranno essere più richieste nuove caselle PEC governative;
  • dal 18 marzo al 17 luglio 2015 le caselle esistenti resteranno attive solo per i messaggi in “entrata” e per consentire la consultazione ed il salvataggio delle comunicazioni ricevute;
  • dal 18 luglio al 17 settembre 2015 le caselle non saranno più abilitate alla ricezione dei messaggi, ma consentiranno all’utente l’accesso per il solo salvataggio di quelle esistenti.

In ogni caso, è prevista la possibilità per gli utenti di richiedere, entro il 18 Settembre 2015, una casella pec gratuita per un anno, ad uno dei gestori delle PEC standard (Aruba, Infocert, Postecom).

 

 

In evidenza: PEC commercialisti in convenzione con il CNDCEC cambio gestore 

Il CNDCEC con l’informativa del 2 Agosto 2018 n. 59 ha informato gli iscritti che usufruiscono del servizio di posta elettronica certificata con dominio personalizzato nome.cognome@pec.commercialisti.it/nome.cognome@pec.esperticontabili.it di eseguire il back up dell’email entro il 30.11.2018 in quanto si deve procedere all’affidamento, tramite procedura ad evidenza pubblica, della fornitura del servizio ad un nuovo gestore essendo scaduta la convenzione con Poste Italiane.

La notificazione tramite PEC

 

L’obbligo di possedere una casella PEC ha mutato le modalità di notifica degli atti e delle cartelle.

Il D.L. n. 78/2010, ad esempio, ha introdotto la possibilità per l’Agente della riscossione di notificare la cartella di pagamento allegandola ad un messaggio di posta elettronica certificata. La cartella non dovrà essere sottoscritta, in quanto l’identità del mittente è accertata dalle caratteristiche proprie della PEC.

termini per l’impugnazione decorreranno dal momento in cui il gestore invierà la ricevuta di consegna al destinatario. Però se entro 24 ore dalla presa in carico del messaggio da parte del gestore del destinatario, non sarà possibile consegnarla alla casella ricevente, bisognerà comunicare al mittente la mancata notifica.

In questo caso l’Agente della riscossione potrà scegliere se tentare un nuovo invio telematico o procedere con la notifica tradizionale.

Al fine di poter inviare una notifica telematicamente è necessario che l’indirizzo del destinatario risulti dagli elenchi previsti per Legge (INI-PEC).

In evidenza: Le notifiche dal 2017 e rinotificazione delle cartelle di pagamento

I commi da 6 a 13 dell’art. 7-quater D.L. 193/2016, conv. con modifiche dalla L. 225/2016 dispongono che dal 1° Luglio 2017 tutti gli atti avvisi in materia di accertamento, riscossione ed operazioni catastali indirizzati ad imprese individuali, società o professionisti può avvenire mediante posta elettronica certificata utilizzando l’indirizzo del destinatario risultante nell’INE-PEC.

Il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 28 giugno 2017 n. 120768 precisa che i dati relativi all’indirizzo di posta elettronica certificata (di seguito PEC) per la notificazione degli avvisi e degli altri atti che, per legge, devono essere notificati, possono essere comunicati esclusivamente tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle entrate. Con le medesime modalità possono essere comunicate la variazione e la revoca dell’indirizzo PEC precedentemente trasmesso.

 

L’indirizzo PEC così comunicato può essere utilizzato sia dall’Agenzia delle entrate per la notificazione degli avvisi e degli altri atti che, ai sensi dell’art. 60, comma 7, del D.P.R. 600/1973, devono essere notificati a decorrere dal 1° luglio 2017, sia dall’agente della riscossione per la notifica delle cartelle di pagamento e degli atti della procedura di riscossione coattiva mediante ruolo relativamente ai carichi ad esso affidati da tutti gli enti creditori, anche diversi dall’Agenzia delle entrate.

L’Ufficio se dopo la notifica tramite PEC non riceve un esito positivo, in quanto la casella risulta satura, dovrà effettuare un secondo tentativo di consegna decorsi almeno 7 giorni dalla precedente. Se anche in tale caso non risulta possibile inoltrare l’atto la notificazione dovrà avvenire tramite deposito telematico nell’area riservata del sito internet della società Infocamere Scpa e pubblicazione, entro il secondo giorno successivo a quello di deposito, del relativo avviso nello stesso sito, per la durata di quindici giorni.

La notificazione della cartella di pagamento tramite PEC viene equiparata alla notificazione di un atto di precetto; ne consegue che, decorsi 60 giorni dalla valida notificazione della cartella, in caso di mancato pagamento, l’Agenzia Entrate e Riscossione potrà esperire le azioni esecutive (e.g., pignoramento del conto corrente o del decimo dello stipendio), senza ulteriori preventivi avvisi (Nota informativa ODCEC Milano del 20 giugno 2017).

Inoltre, l’ufficio dovrà notificare l’atto al destinatario a mezzo di lettera raccomandata..

Ai fini del rispetto dei termini di prescrizione e decadenza, la notificazione si intende perfezionata:

  • per il notificante nel momento in cui il suo gestore della PEC trasmette la ricevuta di accettazione con cui certifica l’avvenuta spedizione del messaggio;
  • per il destinatario alla data di avvenuta consegna contenuta nella ricevuta che il gestore PEC o, comunque, nel quindicesimo giorno successivo a quello di pubblicazione dell’avviso nel sito internet della società InfoCamere Scpa.

Inoltre è stata prevista la rinotificazione  di tutti quegli atti inoltrati ai contribuenti titolari di Pec - e seppur non obbligati alla sua comunicazione hanno fatto richiesta di ricevere gli avvisi ad un indirizzo di posta elettronica certificata - nel periodo dal 1° giugno 2016 alla data di entrata in vigore della legge di conversione del decreto (3 Dicembre 2016) con modalità diverse da tale strumento.

Dalla data di rinnovazione della notificazione ridecorreranno i termini di impugnazione degli atti.

 

Per quanto riguarda il processo tributario, il D.L. 98/2011 con l’art. 39 ha introdotto il co. 1-bis all’art. 16, D. Lgs. 546/92, prevedendo la possibilità per le Commissioni Tributarie di informare le parti sulle vicende del processo, come, ad esempio, la sospensione, l’interruzione o vicende relative al procedimento di ottemperanza attraverso la posta elettronica certificata.

La Commissione, come previsto per l’Agente della riscossione, dovrà allegare al messaggio il documento informatico ed in più la segreteria dovrà protocollare i documenti in uscita in modo da poterli esibire ai fini probatori.

Il documento dovrà essere inviato all’indirizzo comunicato nella dichiarazione resa dalle parti nel ricorso che, nel caso di professionisti società o ditte individuali, dovrà coincidere con quello comunicato ai rispettivi ordini/collegi o al Registro delle Imprese.

Se l’indirizzo del difensore fosse errato, la Commissione potrà procedere alla verifica dell’indirizzo corretto ed inviare nuovamente la comunicazione telematicamente o procedere con l’invio tradizionale alla parte.

In ogni caso la comunicazione telematica si intenderà perfezionata nel momento in cui il gestore del destinatario trasmetterà la ricevuta di avvenuta consegna. 

 

In evidenza: Inesistente la notifica tramite PEC se PTT non attivo

La Corte di Cassazione con l’ordinanza depositata il 25 luglio 2017, n. 18321 si è pronunciata circa le notifiche del ricorso introduttivo via PEC sancendo che nelle Regioni nelle quali il PTT non era ancora attivo, le notifiche effettuate via PEC sono da considerarsi nulle.

 

Nella fattispecie in esame, alla data dell’8 gennaio 2013 la notifica tramite PEC effettuata dal difensore delle contribuenti all’Amministrazione finanziaria del ricorso introduttivo della lite e parallelo intervento nella stessa non era conforme ad alcun modello legale e pertanto deve ritenersi giuridicamente inesistente”.

Ciò in quanto all’epoca dei fatti le notifiche tramite posta elettronica certificata non erano previste nemmeno in via sperimentale; il servizio avrebbe avuto validità soltanto dal 1° dicembre 2016 e soltanto per le Commissioni tributarie Toscana ed Umbria. L’art. 16 del D.Lgs. n. 546/1992, allora vigente, prevedeva che l’uso della posta elettronica certificata valesse per le sole comunicazioni di segreteria.

 

Pec dopo le ore 21 notifica valida

Per molto tempo prassi, dottrina e giurisprudenza hanno assunto posizioni contrastanti circa la regolarità della notifica del ricorso o reclamo eseguita tramite PEC dopo le ore 21, ma entro le 23.59, dell’ultimo giorno in cui era possibile impugnare l’atto emesso nei confronti del contribuente. Ciò era dovuto alle disposizioni di cui all’art. 16-septies D.L. 179/2012, in base al quale “La disposizione dell'articolo 147 del codice di procedura civile si applica anche alle notificazioni eseguite con modalità telematiche. Quando è eseguita dopo le ore 21, la notificazione si considera perfezionata alle ore 7 del giorno successivo”.

Sul punto si è espressa la Corte Costituzionale con sentenza n. 75 del 19/03/2019 depositata il 09/04/2019 (G.U. 17/04/2019 n. 16) dichiarando l’illegittimità costituzionale del citato art. 16-septies per contrasto con gli artt. 3,24 e 111 della Costituzione nella parte in cui prevede che la notifica eseguita tramite modalità telematiche si perfeziona alle ore 7 del giorno dopo, e non al momento della generazione della ricevuta, se inviata dopo le ore 21 ed entro le 23.59. In altri termini, i supremi giudici ritengono che l’irraizonalità della norma discenda dalla peculiarità del sistema di notificazione tramite PEC che, a differenza del mezzo tradizionale, è svincolato dagli orari di apertura degli uffici.

 

 

In evidenza: Necessaria firma digitale nell’atto notificato tramite PEC

L’art. 20 c. 1 bis D.lgs. 82/2005, così come modificato dal D.Lgs. 217/2017, dispone che “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore”.

 

Sul punto, da ultimo, si è espressa la Corte di Cassazione che con sentenza n. 10266/2018 del 27 Aprile 2018, seppur in tema di processo civile telematico, ha evidenziato l’equivalenza della firma digitale in formato CAdES con estensione del file in formato “.p7m”e PAdES con estensione del file in formato “.pdf”, anche conosciuta come “firma pdf”, in quanto entrambe, seppur con estensione diversa, rispettano le caratteristiche individuate dal citato art. 20.

Vantaggi e svantaggi

 

Il ricorso alla PEC se da un lato consente di risparmiare “tempo e denaro” per:

  • il suo costo irrisorio rispetto alla tradizionale raccomandata A/R;
  • la possibilità di inviare lo stesso messaggio a più soggetti;
  • la possibilità di non sprecare la carta;
  • la sua validità legale;
  • la sua tracciabilità;
  • la possibilità di certificare l’identità del mittente e destinatario,

allo stesso tempo impone alle imprese, professionisti o qualunque altro soggetto che decidesse di utilizzarla, di creare delle procedure di:

  • consultazione periodica della posta;
  • archiviazione dei messaggi e delle ricevute;
  • invio dei messaggi.

Tali operazioni, seppur banali, se non eseguite correttamente potrebbero comportare conseguenze negative al destinatario, in quanto non potrà più sostenere l’ipotesi di non avere ricevuto la comunicazione o la notifica, come invece spesso accadeva con i mezzi tradizionali, dovendo sottostare all’effetto giuridico che tale negligenza comporta.

Sanzioni

 

Il Ministero dello Sviluppo Economico, con la Direttiva 27 aprile 2015, nell’osservare una disomogeneità sul territorio nazionale dell’applicazione delle disposizioni relative alla richiesta, comunicazione, pubblicazione ed utilizzo della PEC, ha voluto ripercorrere i tratti salienti relativi all’obbligo di dotazione della casella PEC, da registrare presso il Registro delle Imprese, per società imprese individuali non soggette a procedura concorsuale, al fine di assicurare un ordinato svolgimento dell’attività di impresa e l’affidabilità delle informazioni presenti presso il Registro delle imprese.

In particolare, al punto 3, evidenzia le sanzioni cui andranno incontro i soggetti obbligati alla richiesta e comunicazione al registro dell’indirizzo di posta elettronica certificata.

 

Impresa

Sospensione iscrizione al Registro delle Imprese

Sanzione amministrativa pecuniaria

Individuale

45 gg

da € 10 a € 516 (art. 2194 c.c.)

Societaria

3 mesi

da € 103 a € 1.032 (art. 2630 c.c.)

L’utilizzo della PEC nel processo di fatturazione elettronica

 

La PEC nel processo di fatturazione elettronica può essere utilizzata per due scopi:

  1. Come canale di trasmissione delle fatture elettroniche;
  2. Come indirizzo telematico in cui ricevere le fatture elettroniche.

Nel primo caso il file xml della fattura preparato e nominato secondo le indicazioni descritte nel paragrafo 2 dell’Allegato A al Provvedimento del 30 aprile 2018 “Fatturazione elettronica - Formato della fattura” può essere inviato allo SdI mediante uno dei quattro diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:

  1. PEC, un sistema di posta elettronica certificata; 
  2. un sistema di trasmissione fruibile mediante la specifica funzionalità del servizio Web “Fatture e corrispettivi”;
  3. “servizio SdICoop”, un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo HTTPS;
  4. “servizio SdIFtp”, un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo SFTP.

I canali di cui ai punti 3 e 4 necessitano dell’accreditamento preventivo presso lo SdI, attraverso una richiesta con la quale si stipula un Accordo di servizio con lo SdI (La procedura da seguire è quella descritta nel sito www.fatturapa.gov.it alla sezione Strumenti/Gestire il canale).

Per il canale PEC non è, invece, necessario alcun tipo di accreditamento preventivo. L’utilizzo del canale PEC garantisce di per sé l’identificazione del soggetto trasmittente; ciò consente di non ricorrere a procedure di identificazione del soggetto come attività propedeutiche alla trasmissione. Il singolo file (o archivio compresso) da trasmettere costituisce l’allegato del messaggio di posta. Un unico messaggio può contenere diversi file allegati.

La prima volta che il soggetto trasmittente invia una fattura tramite la PEC, deve utilizzare come indirizzo di posta elettronica certificata dello SdI l’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.  Poi con il primo messaggio di risposta lo SdI comunica al soggetto trasmittente l’indirizzo PEC che dovrà utilizzare per i successivi invii.

Ove si proceda all’utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dallo SdI non è garantito il buon fine della ricezione del messaggio di posta da parte dello stesso SdI.

Nel secondo caso, la PEC può essere utilizzata come indirizzo telematico in cui ricevere le fatture elettroniche. Se il cliente dovesse comunicare l’indirizzo PEC ai fini dell’”identificazione telematica”, il campo “Codice Destinatario” dovrà essere compilato con il valore “0000000” e, nel campo “PEC destinatario”, andrà riportato l’indirizzo PEC comunicato dal cliente.

 

Per essere quindi sicuri di ricevere correttamente una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita Iva e i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico (PEC ovvero Codice Destinatario di 7 cifre) che il fornitore dovrà riportare nella fattura affinché il SdI sia in grado di consegnare la fattura stessa.

Per rendere più sicuro questo delicato passaggio oltre che più rapido, agevolando il fornitore nella fase di acquisizione dei dati del cliente, tutti gli operatori titolari di partita Iva possono:

1) registrare preventivamente presso il SdI l’indirizzo telematico dove desiderano ricevere di default tutte le loro fatture

2) generare e portare con se un codice bidimensionale (QRCode) contenente il numero di partita IVA, tutti i dati anagrafici e l’indirizzo telematico di default comunicato preventivamente al SdI.

Queste due azioni possono essere effettuate dall’operatore Iva (o da un suo intermediario appositamente delegato) solo nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” utilizzando i due appositi servizi online denominati “Registrazione della modalità di ricezione delle fatture elettroniche” e “Generazione QRCode”.

 

In evidenza: Registrazione massiva degli indirizzi telematici

Con il comunicato stampa del 6 dicembre 2018 l’Agenzia ha informato circa la predisposizione del servizio di registrazione massiva con cui gli intermediari, appositamente delegati, potranno comunicare con un’unica operazione gli indirizzi telematici da abbinare alle singole partite Iva di tutti i clienti.

Con il provvedimento del 30 aprile 2018, l’Agenzia ha messo a disposizione degli operatori Iva un servizio per la registrazione dell’indirizzo telematico dove si intende ricevere in automatico, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), tutte le fatture. Dal 6 dicembre 2018 il servizio viene potenziato in modo da consentire agli intermediari delegati da più clienti di registrare l’indirizzo telematico prescelto (codice destinatario o indirizzo Pec) per ricevere le fatture elettroniche. Per accedere al servizio di registrazione massiva è necessario accedere all’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

 

Attraverso il servizio di registrazione si può abbinare al proprio numero di partita Iva un indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario di 7 cifre identificativo di un canale FTP o Web Service) dove ricevere sempre tutte le fatture elettroniche, indipendentemente dall’indirizzo telematico che il fornitore avrà inserito nella fattura. Pertanto, se si è utilizzato questo servizio, il SdI ignorerà l’indirizzo riportato in fattura e consegnerà la stessa all’indirizzo abbinato alla partita Iva.

Generando il QRCode, poi, si avrà a disposizione, di fatto, una sorta di “biglietto da visita” che potrà essere portato con sé o sullo smartphone sotto forma di immagine oppure su carta: mostrandolo al fornitore (come oggi si fa con la tessera sanitaria quando si effettua una spesa medica), quest’ultimo potrà leggere e acquisire il numero di partita Iva del cliente, i suoi dati anagrafici e il suo indirizzo telematico (solo se il cliente ha prima utilizzato il servizio di registrazione).

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